За десятилетнюю историю наших мероприятий накопилась целая масса советов компаниям, оплачивающим коммерческий доклад на отраслевой конференции или выступающей ее спонсором/партнером.

О чем не стоит забывать, чтобы потом не было жалко потраченных денег:

1. Спикер должен уметь выступать публично. Этот, на первый взгляд простой и логичный постулат на практике выполняется далеко не всегда. Спикеры могут быть скучными , на второй минуте выступления которых большая часть зала засыпает, слишком волнующимися и говорящими от этого сбивчиво и невпопад, и даже заикающимися. А ведь именно качество выступления во многом и определяет тот эффект, который компания получит от участия в отраслевой конференции. Вывод напрашивается сам собой - отправлять на конференцию сотрудника, имеющего опыт публичных выступлений. У федеральных и международных компаний с этим получше - как правило, есть сотрудники, постоянно представляющие компанию на различных конференциях. У региональных компаний с этим гораздо хуже. Общая ошибка, на мой взгляд, - это желание отправить выступать как можно более квалифицированного сотрудника. Но в сфере ИТ, которой посвящены почти все наши конференции, квалифицированные сотрудники - это в большинстве своем технари, для которых публичные выступления скорее мука, чем призвание. Поэтому совет: искать внутри компании прирожденного оратора (пусть им окажется хоть уборщица), и именно его отправлять выступать на конференции, а компетентного специалиста посадить на первом ряду, чтобы он мог ей помогать на вопросы отвечать.


2. Презентация должна быть красиво оформленной и легко восприниматься. Вроде бы тоже все очевидно. Есть масса книг про то, как делать качественные презентации, но на практике с этим, пожалуй, даже хуже, чем с неумением публично выступать. Масса мелко написанного текста, который даже с первого ряда невозможно прочитать, не говоря уже о последнем, использование разнокалиберных шрифтов написанных всеми мыслимыми и немыслимыми цветами, использование картинок из клипартов. Частая беда спикеров из международных компаний - слайды, не переведенные на русский язык, и сбивчивое "Извините" перед их показом. Вывод: учиться делать презентации. Не забывать про то, что люди будут видеть их не так, как это видите вы на своем экране компьютера, а с последнего ряда при остроте зрения минус 3, да еще и выглядывая из-за головы впереди сидящего. Поэтому мелкие шрифты, использование нижней части слайда - это вообще табу при подготовке хорошей презентации. Совет: используйте сервис prezi.com, позволяющий делать креативные и запоминающиеся презентации, активно используйте видео, а при вставке картинок используйте не стандартные картинки из клипартов, а живописные фото из собственной коллекции фотографий. Тогда зал не заснет на второй минуте и с большей вероятностью запомнит ваше выступление.


3. Если для воспроизведения презентации могут понадобится дополнительные опции - необходимо заранее оговорить это с организаторами. Досаде докладчика, решившего демонстрировать презентацию с ipad, но не обнаружившего на площадке переходник для проектора, или решившего использовать звук и не нашедшего в зале колонок, не будет предела, но порой организаторы тоже не в силах предусмотреть все дополнительные опции, которые могут понадобиться спикерам. Вывод: учитесь у артистов и отправляйте организаторам райдер - список того, что вам может понадобиться для выступления. Или имейте все необходимое при себе.


4. Тщательно спланируйте само выступление. Спикеры, не укладывающиеся в регламент, раздражают порой даже больше, чем спикеры, не умеющие выступать. Помните, что затягивая свое выступление, вы крадете время у следующих за вами спикеров и проявляете неуважение к делегатам, у которых могут быть планы после мероприятия и которые не намерены задерживаться. Совет: отрепетируйте заранее свой доклад, убедитесь, что вы укладываетесь в отведенное организаторами время, не забыв оставить несколько минут на ответы на вопросы. Скомканное окончание выступления и нехватка времени на ответы на вопросы сразу же портят впечатление о докладе, а, следовательно, создают негативное впечатление о самой компании.


5. Не тратьтесь на макулатуру. Каждый раз после окончания конференции, разбирая оставленные участниками пакеты с раздаткой, просто сердце кровью обливается при мысли о том, сколько на нее было потрачено денег, которые теперь пойдут в мусорный бак. Совет: привезите небольшое количество буклетов, которые будете раздавать на стенде, а все материалы, которые хотели раздать участникам, передайте организаторам в электронном виде, чтобы они включили в электронную версию раздатки, или самостоятельно отправьте в электронном виде по базе делегатов, полученной от организаторов, начав письмо с благодарности за участие в конференции.


6. Если в пакет участия входит стенд, позаботьтесь о том, чтобы он привлекал к себе участников, а не сиял пустыми стульями или отпугивал посетителей слишком навязчивыми стендистами. Есть масса идей сделать стенд по настоящему привлекательным, мимо которого не пройдет ни один делегат. Из нашей практики запомнились стенды, где делали фото при участии профессионального фотографа и тут же его распечатывали и выдавали делегату, где поили кофе или свежевыжатыми соками, где проводили розыгрыши. Совет: подойдите креативно к оформлению стенда, а если ваши сотрудники не планируют находиться на стенде весь день - обсудите это с организаторами, чтобы они вовремя демонтировали пустующий стенд.

Надеемся, что эти простые советы помогут вам повысить эффективность участия не только в наших конференциях, но и в других деловых событиях.